Datenschutzerklärung

Letzte Aktualisierung: Februar 2025

helveticapoi nimmt den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten erheben, verarbeiten und schützen, wenn Sie unsere Website besuchen oder unsere Dienstleistungen in Anspruch nehmen.

1. Verantwortliche Stelle

Datenverantwortlicher:

helveticapoi
Bahnhofstrasse 47
8001 Zürich
Schweiz

Kontakt:

Telefon: +41 44 312 84 56
E-Mail: privacy@helveticapoi.com

Datenschutzbeauftragter:

Für Datenschutzangelegenheiten steht Ihnen unser Datenschutzbeauftragter zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns unter der oben angegebenen Adresse mit dem Betreff "Datenschutz".

2. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten

2.1 Welche Daten wir sammeln

Kontaktdaten:

Vor- und Nachname
E-Mail-Adresse
Telefonnummer
Postanschrift (bei Beratungsverträgen)

Nutzungsdaten:

IP-Adresse
Browsertyp und -version
Betriebssystem
Besuchte Seiten und Verweildauer
Datum und Uhrzeit des Zugriffs

Beratungsdaten:

Sozialversicherungsinformationen
Finanzielle Angaben (soweit erforderlich)
Gesundheitsdaten (nur bei IV-Verfahren)
Berufliche Informationen
Familienstand und Haushaltsgrösse

2.2 Wie wir Daten sammeln

Direkte Erhebung:

• Kontaktformulare auf der Website
• Telefonische Anfragen
• E-Mail-Korrespondenz
• Beratungsgespräche
• Vertragsabschlüsse

Automatische Erhebung:

• Website-Besuche (Cookies)
• Server-Logfiles
• Analytics-Tools
• Marketing-Tracking (opt-in)

3. Rechtsgrundlage und Zweck der Datenverarbeitung

Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

Für Marketing-Kommunikation, Newsletter und nicht erforderliche Cookies

Zwecke: Personalisierte Werbung, E-Mail-Marketing, Analyse des Nutzerverhaltens

Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Zur Erbringung unserer Beratungsdienstleistungen

Zwecke: Beratungsleistungen, Vertragsabwicklung, Kommunikation, Rechnungsstellung

Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Für Website-Analytics, IT-Sicherheit und Geschäftstätigkeiten

Zwecke: Website-Optimierung, Sicherheit, Betrugsschutz, interne Verwaltung

Gesetzliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Zur Erfüllung rechtlicher Aufbewahrungspflichten

Zwecke: Steuerliche Aufbewahrung, Geldwäscheprävention, Compliance

4. Speicherdauer

Kontaktanfragen

Dauer: 3 Jahre nach letztem Kontakt

Grund: Nachvollziehbarkeit und potenzielle Folgeberatungen

Beratungsverträge

Dauer: 10 Jahre nach Vertragsende

Grund: Gesetzliche Aufbewahrungspflichten, Haftungsansprüche

Buchhaltungsunterlagen

Dauer: 10 Jahre

Grund: Handels- und steuerrechtliche Vorschriften

Website-Nutzung

Dauer: 6-24 Monate

Grund: Analytics, Sicherheit, Cookie-Laufzeiten

Marketing-Daten

Dauer: Bis zum Widerruf der Einwilligung

Grund: Einwilligungsbasierte Verarbeitung

Gesundheitsdaten

Dauer: 20 Jahre oder bis zum Widerruf

Grund: Medizinische Dokumentationspflichten

5. Datenweitergabe und Drittanbieter

5.1 Kategorien von Empfängern

Behörden und Ämter

• Sozialversicherungsträger (AHV, IV, etc.)
• Pensionskassen
• Kantonale Ausgleichskassen
• Steuerämter (bei Bedarf)

Rechtsgrundlage: Mandatserteilung und gesetzliche Grundlagen

Dienstleister

• IT-Dienstleister und Cloud-Anbieter
• Rechtsanwälte und Gutachter
• Buchhaltungsdienstleister
• Druckerei und Versanddienstleister

Rechtsgrundlage: Auftragsverarbeitungsverträge

5.2 Internationale Übermittlungen

Datenübermittlung ins Ausland

Einige unserer Dienstleister (z.B. Google Analytics, Cloud-Anbieter) können Server ausserhalb der Schweiz und EU betreiben. Wir stellen durch geeignete Garantien sicher, dass ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist.

5.3 Verwendete Drittanbieter-Services

Google Analytics

Website-Analyse mit anonymisierten IP-Adressen zur Verbesserung unserer Online-Präsenz

Datenschutz: Nur mit Ihrer Einwilligung • Anbieter: Google LLC

E-Mail-Provider

Sichere E-Mail-Kommunikation über verschlüsselte Schweizer Server

Datenschutz: Ende-zu-Ende Verschlüsselung • Standort: Schweiz

6. Datensicherheit

Technische Schutzmaßnahmen

SSL/TLS-Verschlüsselung

Sichere Datenübertragung zwischen Ihrem Browser und unseren Servern
Firewalls und Intrusion Detection

Schutz vor unbefugten Zugriffen und Cyberangriffen
Datenverschlüsselung

Verschlüsselung sensibler Daten in der Datenbank

Organisatorische Schutzmaßnahmen

Zugriffskontrolle

Rollenbasierte Zugriffsrechte und regelmäßige Überprüfungen
Mitarbeiterschulungen

Regelmäßige Datenschutz- und Sicherheitsschulungen
Compliance-Monitoring

Kontinuierliche Überwachung und Verbesserung der Sicherheitsmaßnahmen

Datenpannen-Meldeverfahren

Bei einem Verdacht auf eine Datenpanne werden wir innerhalb von 72 Stunden die zuständigen Aufsichtsbehörden informieren und betroffene Personen benachrichtigen, falls ein hohes Risiko für ihre Rechte und Freiheiten besteht.

7. Ihre Datenschutzrechte

Als betroffene Person haben Sie folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

Recht auf Auskunft

Sie können jederzeit Auskunft darüber verlangen, welche Daten wir über Sie gespeichert haben, zu welchem Zweck und wie lange.

Recht auf Berichtigung

Unrichtige oder unvollständige Daten werden auf Ihr Verlangen hin korrigiert oder vervollständigt.

Recht auf Löschung

Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Recht auf Einschränkung

Unter bestimmten Umständen können Sie eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie können Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen Format erhalten und an einen anderen Anbieter übertragen.

Widerspruchsrecht

Sie können jederzeit der Verarbeitung Ihrer Daten für Direktwerbung oder aufgrund berechtigter Interessen widersprechen.

Widerruf der Einwilligung

Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde über unsere Datenverarbeitung zu beschweren.

So können Sie Ihre Rechte ausüben:

E-Mail

privacy@helveticapoi.com

Telefon

+41 44 312 84 56

Post

Bahnhofstrasse 47
8001 Zürich

Wir bearbeiten Ihre Anfragen innerhalb von 30 Tagen und kostenfrei.

8. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslage oder Änderungen des Dienstes sowie der Datenverarbeitung anzupassen. Dies gilt jedoch nur im Hinblick auf Erklärungen zur Datenverarbeitung. Sofern Einwilligungen des Nutzers erforderlich sind oder Bestandteile der Datenschutzerklärung Regelungen des Vertragsverhältnisses mit den Nutzern enthalten, erfolgen die Änderungen nur mit Zustimmung der Nutzer.

Die Nutzer werden gebeten, sich regelmäßig über den Inhalt der Datenschutzerklärung zu informieren. Bei wesentlichen Änderungen werden wir Sie per E-Mail oder über unsere Website informieren.

Fragen zum Datenschutz?

Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kontaktieren Sie uns gerne.